Hin­weis­ge­ber­system – VBB Trustbox

Im Rahmen der Compliance-Beratung bieten wir unseren Mandanten die rechtssichere Einrichtung sowie den Betrieb anwaltlich privilegierter und auch – bei Bedarf – web-basierter Hinweisgebersysteme.

Ein Hinweisgebersystem oder auch Whistleblowing-System ist eine Art Frühwarnsystem zur Identifizierung und Bekämpfung von Missständen im Unternehmen im Rahmen des unternehmerischen Risikomanagements. Hinweisgeber, die sich zunächst an eine vertrauenswürdige Instanz im Unternehmen wenden können, sind weniger motiviert, externe Stellen wie etwa die Presse oder die Staatsanwaltschaft zu informieren. Auf diesem Wege erhält das Unternehmen die Möglichkeit, etwaige Compliance-Verstöße selbst aufzudecken, abzustellen und Reputationsschäden weitestmöglich abzuwenden.

Die Einrichtung eines Hinweisgebersystems im Unternehmen ist allerdings nicht mehr nur „best practice“ im Zusammenhang mit einem professionellen Compliance Management, sondern zwischenzeitlich auch gesetzlich verpflichtend.

Auf der Grundlage der EU-Whistleblower-Richtlinie hat der deutsche Gesetzgeber zwischenzeitlich das Hinweisgeberschutzgesetz erlassen, das eine konkrete gesetzliche und bußgeldbewehrte Verpflichtung zur Einrichtung eines Hinweisgebersystems vorsieht. Jedes private Unternehmen, das 50 oder mehr Beschäftigte hat (für öffentliche Unternehmen gilt diese Beschränkung nicht), ist verpflichtet, Meldekanäle einzurichten, die es Mitarbeitern ermöglichen, vertraulich (oder besser noch anonym) Hinweise über im Unternehmen begangene Verstöße abzugeben.

Darüber hinaus verpflichtet das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz Unternehmen mit mindestens 3.000 Beschäftigten, ab dem 01.01.2023 ein unternehmensinternes Beschwerdeverfahren einzurichten, das es den Beschäftigten sowie Außenstehenden ermöglicht, auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken hinzuweisen bzw. Pflichtverletzungen zu melden.

Da in beiden Fällen der Schutz der Vertraulichkeit sowie der Schutz vor Benachteiligung gewährleistet werden muss, bietet sich ein sog. integriertes Hinweisgebersystem, das den Anforderungen beider Gesetze gerecht wird, geradezu an.

VBB Rechtsanwälte bietet die rechtssichere Aufstellung und den Betrieb solcher Hinweisgebersysteme durch anwaltlich privilegierte Ombudspersonen an. Ein solches Hinweisgebersystem kann als Meldekanal nicht nur die

  • anwaltliche (anonyme) Telefonhotline sowie eine
  • anwaltlich privilegierte (und damit anonyme) E-Mail-Kommunikation,

sondern durchaus auch eine

  • IT-basierte, technisch anonymisierte Web-Anwendung

umfassen. Auch ein solches web-basiertes Hinweisgebersystem bieten wir unseren Mandanten an, die VBB Trustbox.

Mit der VBB-Trustbox bieten wir unseren Mandanten nicht lediglich eine technische Plattform für den anonymen Empfang von Hinweisen, sondern zugleich auch das rechtliche Know-how, die Vorteile der Anwaltsvertraulichkeit sowie die juristische Bearbeitung der Compliance-Vorfälle und ein rechtlich abgesichertes Reporting.

WEITERE KOMPETENZEN

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  • Unter­nehmens­vertretung 
  • Prä­ven­tiv­be­ra­tung & in­ter­ne Er­mitt­lung­en 
  • Rechts­gutachten & Straf­anzeigen 
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