Hinweisgebersystem – VBB Trustbox
Im Rahmen der Compliance-Beratung bieten wir unseren Mandanten mit der VBB Trustbox die rechtssichere Einrichtung sowie den Betrieb anwaltlich privilegierter und – bei Bedarf – auch web-basierter Hinweisgebersysteme.
Ein Hinweisgebersystem oder auch Whistleblowing-System ist eine Art Frühwarnsystem zur Identifizierung und Bekämpfung von Missständen im Unternehmen im Rahmen des unternehmerischen Risikomanagements. Hinweisgeber, die sich zunächst an eine vertrauenswürdige Instanz im Unternehmen wenden können, sind weniger motiviert, externe Stellen wie etwa die Presse oder die Staatsanwaltschaft zu informieren. Auf diesem Wege erhält das Unternehmen die Möglichkeit, etwaige Compliance-Verstöße selbst aufzudecken, abzustellen und Reputationsschäden weitestmöglich abzuwenden.
„Die Einrichtung eines Hinweisgebersystems im Unternehmen ist nicht nur „best practice“ im Compliance Management, sondern auch gesetzlich verpflichtend.“
Auf der Grundlage der EU-Whistleblower-Richtlinie hat der deutsche Gesetzgeber zwischenzeitlich das Hinweisgeberschutzgesetz verabschiedet, das eine konkrete gesetzliche und bußgeldbewehrte Verpflichtung zur Einrichtung eines Hinweisgebersystems vorsieht. Jedes private Unternehmen, das 50 oder mehr Beschäftigte hat (für öffentliche Unternehmen gilt diese Beschränkung nicht), ist danach verpflichtet, Meldekanäle einzurichten, die es Mitarbeitern ermöglichen, vertraulich Hinweise über im Unternehmen begangene Verstöße abzugeben.
Darüber hinaus verpflichtet das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz seit dem 01.01.2023 Unternehmen mit mindestens 3.000 Beschäftigten, ein unternehmensinternes Beschwerdeverfahren einzurichten, das es den Beschäftigten sowie Außenstehenden ermöglicht, auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken hinzuweisen bzw. Pflichtverletzungen zu melden. Ab dem 01.01.2024 trifft diese Pflicht auch Unternehmen ab 1.000 Beschäftigten.
„Die Gewährleistung der Vertraulichkeit sowie des Schutzes der Hinweisgeber vor Benachteiligung erfordert ein integriertes Hinweisgebersystem, das den Anforderungen der neuen Gesetzeslage in jeder Hinsicht gerecht wird.“
Wir bieten die rechtssichere Aufstellung und den Betrieb von Hinweisgebersystemen durch anwaltlich privilegierte Ombudspersonen an. Ein solches Hinweisgebersystem kann als Meldekanal nicht nur die
- anwaltliche (anonyme) Telefonhotline sowie eine
- anwaltlich privilegierte (und damit anonyme) E-Mail-Kommunikation,
sondern auch eine
- IT-basierte, technisch anonymisierte Web-Anwendung
umfassen. Auch ein solches web-basiertes Hinweisgebersystem inklusive Case-Management-System bieten wir unseren Mandanten mit der VBB Trustbox an.
Mit der VBB-Trustbox bieten wir unseren Mandanten nicht lediglich eine technische Plattform für den anonymen Empfang von Hinweisen, sondern zugleich auch das rechtliche Know-how, die Vorteile der Anwaltsvertraulichkeit sowie die juristische Bearbeitung der Compliance-Vorfälle sowie ein rechtlich abgesichertes Reporting.
